Commandes: Type, split et traitement

Description du service

1. Objectif

Décrire les différents types de commandes qu’un partenaire peut passer chez MSF -Supply, en précisant les responsabilités de chacun, les implications sur le reste de l’activité de MSF-Supply et la gestion de la commande.

2. Scope

Ce service vaut pour tout type d’articles, médicaux et logistiques.

Il existe 2 types de commandes reçues par MSF-Supply :

Demande technique (CT)

Les demandes techniques sont des demandes de recherche d'articles non valide/non connu à la vente dans le catalogue de MSF-SUPPLY. Une CT n’est pas une commande ferme

Lors de la création de la Commande dans le portail, ces articles seront mis automatiquement sur une demande technique. Il n’y a pas à ce moment de commande ferme. Un retour au partenaire sera fait ensuite pour lui proposer les alternatives possibles. Le partenaire pourra alors placer la commande ferme.

Purchase order (PO)

La Purchase Order est la commande du partenaire, elle peut être divisée en plusieurs "Op" (commande interne) chez MSF-SUPPLY. Une Op est donc une référence interne de MSF-SUPPLY équivalent à la PO du partenaire.

Une PO est une commande ferme qui une fois passée et validée dans le portail, ne pourra être annulée qu’en respectant les conditions mentionnées dans https://msfsupply.atlassian.net/wiki/spaces/CDS/pages/1500643357

Cotation

La cotation est pour des demandes de prix spécifiques du partenaire. Elle concerne uniquement les articles faisant partis du catalogue MSF-Supply. Elle est traitée hors portail.

Le partenaire enverra les demandes à MSF-SUPPLY via la boite email msfsupply.order@brussels.msf.org, copie au Desk OP du pays concerné.

Utilisation du service

Conditions

Le partenaire doit placer sa commande ou demande technique dans le portail (outil de passation de commande de MSF-Supply). Il devra séparer CHAQUE commande selon des contraintes logistiques et financières suivantes :

Une commande par Date de Livraison Demandée (RDD) : si des articles sont demandés plus rapidement que d’autres, vous devez grouper ces articles par RDD (dans 6 mois, 3 mois, 1 semaine...).
Une commande par Code Projet : 01 Coordination – 42 HIV… pour des raisons financières.
Une commande par catégorie (Med/Log): les articles médicaux et logistiques doivent être commandés séparément. La nourriture thérapeutique peut être considérée comme une commande médicale si les autorités locales en font la demande spécifique.
Une commande par mode de transport: sur base du type de transport demandé : par Air (voir ci-dessous les articles qui requièrent un transport aérien), par Mer, par Envoi direct, via express ou via fret main.
Une commande à part pour les Narcotiques et les Psychotropes: du fait qu’une licence spécifique est demandée pour l’exportation et l’importation. Cette commande doit impérativement avec une licence d’importation du pays demandeur.
Une commande à part pour les précurseurs : Les précurseurs de drogues sont des matières qui peuvent être utilisées pour la production illégale de substances psychotropes et de stupéfiants (AFMPS). MSF Supply doit impérativement demander une licence d'exportation auprès du ministère de la santé en Belgique. (Voir la liste des produits réglementés sur le site extranet.msfsupply.be sous l’onglet Rechercher / Liste des produits réglementés)

Les articles TC (température contrôlée :SLAS, DORA, DINJ, DEXT, DEXO, DDIS) doivent être transportés sur le terrain par AIR ou par containers « reefer » dès qu’ils sont disponibles pour le pays de destination.

Par ailleurs, il est obligatoire de demander un transport par Air pour les articles suivants:

Articles de la chaîne de froid: tous les articles devant être maintenus entre 2°C et 8°C tels que les vaccins…
Articles à courte durée de vie: une liste des articles à courte durée de vie (< 24 mois) est disponible sur le site extranet.msfsupply.be dans le menu Recherche / « Articles à courte durée de vie ».
Produits dangereux: tous les articles dangereux doivent être envoyés par Air sauf pour les articles avec moteur (Générateur, voitures, pompes à moteur…).

Critères additionnels sur la séparation des commandes

En plus des règles de base, la mission et le contexte peuvent définir des critères supplémentaires pour le split des commandes. Ci-dessous, vous trouverez quelques questions à vous poser et astuces afin de définir ces critères :

Si vous faîtes face à des contraintes sur l'importation de certains produits, vous devrez alors faire une commande distincte pour ces objets spécifiques. Quelques exemples :

Médicaments et matériel médical ne peuvent figurer sur le même envoi.
Nourriture thérapeutique doit être déclarée comme produit logistique.
Si vous devez payer des impôts sur certains produits logistiques et pas sur d’autres, vous devrez alors faire 2 commandes séparées.
Pays avec plusieurs points d’entrée : obligation pour certains articles (ex : narcotiques) de transiter par la capitale.
Importation autorisée ou facilitée lorsque la valeur par packing est inférieure à un certain montant.

Rappel: Le split des commandes crée un suivi administratif supplémentaire pour vous ainsi que pour MSF Supply.

Si la finance a besoin/veut suivre les dépenses de la mission par destination et/ou par projet, il est recommandé de faire la répartition des coûts via l’annexe FIOR (sur le site extranet.msfsupply.be sous l'onglet Finances / Annexe FIOR)