Description du service
1. Objectif
Définir le temps de réponse à laquelle MSF-Supply s’engage envers ses partenaires de répondre une fois la commande passé dans le portail |
2. Scope
MSF Supply s'engage auprès de ses partenaires à accuser la bonne réception des commandes endéans les 48 heures, 2 jours ouvrables après leur réception effective par e-mail ou par commande online (Portail). |
Utilisation du service
Un mail de réception est envoyé aux différents intervenants (supply terrain ou partenaire), suivant deux circuits distincts (online / e-mail) :
Après réception de la commande online (via l'outil Portail), le Desk Opération dispose de 48h pour accuser réception. Validation de la commande : Une fois que la commande est validée sur le Portail par le Desk Operation, un mail automatique est envoyé instantanément aux principaux intervenants (supply terrain ou partenaire), reprenant les principales informations telles que le numéro de la commande terrain ou partenaire, le coût tôtal, les éventuels commentaires ajoutés par le Desk, etc. Note: Attention, certaines lignes peuvent, à ce stade, être à zéro, le coût total sera donc impacté lors de la confirmation de la commande. Exemple de message :  2. Commandes par mail : Pour certains partenaires (MSF LOG, APU), les commandes sont envoyés par e-mail via la boite mail : msfsupply.order@brussels.msf.org Dans ce cas, le Desk Operation en charge de ces partenaires accuse également la bonne réception sous 48h jours ouvrables via l'envoi d'un email de réception. Ce dernier reprenant également les informations essentielles, telle que la référence de la commande partenaire, le coût total, les informations supplémentaires, etc. NB : A noter que ce type de situation reste exceptionnel et temporaire, du fait que l'idée reste que tous les partenaires de MSF Supply finissent par passer par le Portail pour le traitement de leurs commandes. |
Conditions
Exceptions: En cas de période d'urgence, les commandes urgentes passent avant toutes les autres commandes. Le Desk se réserve le droit de traiter les commandes normales au-delà des 48h pour donner la priorité aux urgences. Les commandes techniques (pour les articles non connus par MSF-Supply) : Elles nécessitent bien souvent une analyse et une identification des besoins plus précise par le service technique de MSF Supply. Le temps de réponse sera donc plus long. L'accusé de réception se fera ensuite au moment où tous les renseignements nécessaires auront été trouvés tels que les codes, prix... |
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En cas de questions, veuillez contacter votre Desk OP
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