PRIORISATION DES COMMANDES URGENTES

La priorisation des commandes prioritaires ou urgentes permet un traitement préférentiel par rapport aux commandes normales.

Cette définition a été élaborée en collaboration avec les autres centrales approvisionnements et en inter OC (Supply) sous les recommandations du l'audit supply  "DELOITTE"

Distinction "priorité" et "urgence" :

Priorité: 
Dit d'une commande qui répond à un besoin prioritaire mais dont les articles qu'elle contient ne mettent pas la vie des personnes en danger si ils ne sont pas livrés très rapidement. MSF Supply s'engage à un traitement dans les 15 jours calendaires, selon la disponibilité des stocks.   

Urgence: 
Dit d'une commande qui répond à un changement soudain de contexte qui met la vie d’une population en danger. 
MSF Supply s'engage à une mise en RTS dans les 48 heures dans le cas où elle est liée à un Stock d’Urgence, autrement dans les 72 heures calendaires, selon la disponibilité des stocks et du nombre d'urgence déjà en cours.

Les missions ont la possibilité de passer des commandes avec un degré de Priorité ou d'Urgence. Au sein de MSF Supply, cette gestion passe obligatoirement par le coordinateur d'urgence ou le coordinateur des opérations. En fonction qu'il s'agit d'une demande de commande prioritaire ou urgente, il incombe à la mission, la cellule ou le Pool d'urgence de faire la demande particulière et la faire valider afin qu'un numéro d'urgence/priorité soit émis par le coordinateur d'urgence.

Type de commande

Origine des commandes

Validation du degré de priorité

Gestion MSF Supply

Utilisation stock d’urgence

Normale

Mission

 Non applicable

Desks : Opérations/Fret

Non

Prioritaire

Mission ou Cellule

Cellule

Demande par email au coordinateur d’urgence :

msfsupply.emergency@brussels.msf.org

Coordinateurs : Opérations/Fret

Non

(sauf accord écrit du pool d’urgence)

Urgente

Pool d’urgence ou Cellule

Pool d’urgence ou Cellule

(pour la cellule, demande par email au coordinateur d’urgence: msfsupply.emergency@brussels.msf.org)

Coordinateur d’urgence

Oui

(et avec accord écrit du Pool d’urgence pour les cellules)

 Nom

Possible ?

Conditions / limites

commande de 200 items

Oui

Si disponibilité de stock, si plus ce sera évalué en fonction des capacités du magasin.

Uniquement pour OC et les partenaires

Non

Pour toutes les missions et les clients partenaires (Alima, Unicef,..)

Articles stockés

Oui

Pour les articles en stock d'urgence du partenaire: en 48h

article en donation

Oui, mais

La packing entière doit être prise

Articles Affectés (non stockés)

Oui

Selon le délai et disponibilités du fournisseur. Pas d'engagement sur la préparation et la réception dans les 48-72h

précurseurs (PSBPR/PR-RTR/PR)

Non

La Belgique nécessite l'accord de l'AFMPS (Ministère de la Santé) pour exporter. (et le pays, le + souvent, nécessite une licence d'importation)

Stup

Oui/Non

Oui, si procédure OMS et/ou licence reçu en même temps que la commande // Non, si pas de licence reçu en même temps que la commande

Psychotrope (PSB / PSA)

Oui/Non

Oui, si procédure OMS et/ou licence reçu en même temps que la commande // Non, si pas de licence reçu en même temps que la commande

Transport expresse (X)

Oui/Non

Oui, pour tout articles sans catégories spécifiques - Les ordinateurs sont autorisés en quatité limitée // Non, pour articles spécifiques (RTR, KC, STP, Précurseurs, TC, sous douane)

• MSF-Supply n'est pas en mesure de gérer une urgence ou priorité pour des nouveaux articles  ou des commandes techniques (qui ne seraient pas encore répertoriés dans nos catalogues-Unidata).

• Pour les frets mains en urgence / priorité, aucun article médical (lettres commancant par D-E-S-KMED) ne pourra être envoyé au siège. L'expat devra venir à MSF Supply muni de son passeport, de son billet et devra signer une décharge pour prendre la marchandise. Le fret total devra automatiquement être pris avec l'expat.