En-tête

L'onglet en-tête est la carte d'identité de votre commande:

On y retrouve sept types d'informations différents:

1) Identité

• •         Section: normalement l'info est déjà pre-selectionné. Pour les missions OCB ce sera "MSF Belgique", pour les clients ça correspond au nom du client, etc.
  •         Mission: vous ne pouvez sélectionner que les missions/pays sur lesquels vous travaillez
  •         Projet: il  s'agit du code projet pour lequel vous passez la commande
  •         Catégorie: on peut choisir soit "logistique" soit "médical" selon le contenu de la commande
  •         Niveau: généralement pas selectionnable. "Cellule" est pour les commandes urgentes placées par le siége OCB (commandes 9000), tandis que "mission" est pour les autres
  •         Année fiscale: le portail vous propose l'année budgétaire en cours pour lequel votre commande sera facturée. Lorsque vous approchez l'année suivante, vous pouvez avoir l'option de sélectionner celle-là

2) Références

• •         Ref. commande: c'est le un code unique qui permet d'identifier votre commande. A la création le Portail vous demande de saisir les chiffres manquantes, marquées par un point d'interrogation. Nous recommandons d'utiliser des numérotations progressives, et donc pour la premiere commande saisir des chiffres 00001, la deuxieme 00002, etc. La reférence peut être attribuée automatiquement par le Portail, de sorte que vous n'ayez pas à la remplir (si vous souhaitez cette fonction, veuillez contacter msfsupply.portail@brussels.msf.org). Pour les utilisateurs d'Unifield ça sera la référence de PO que vous pouvez copier et coller dans le champ. Voici les différents références que le portail gère:

• • Ref. champ: pour les utilisateurs d'Unifield qui sera le numéro FO
  • Ref. projet PO: pour les utilisateurs d'Unifield qui sera la référence du projet PO
  • Ref. projet IR: pour les utilisateurs d'Unifield qui seront la référence IR (pas encore dans le fichier d'exportation Unifield PO)

3) Intitulé

• • Description: vous ajoutez un texte reprenant le contenu de la commande, par ex. "Médicaments psychotropes du 1er trimestre"
  • Commentaires: toute autre information, par exemple à l'attention de MSF Supply

4) Contacts

• • cette section peut être automatiquement remplie par le portail (demandez à msfsupply.portail@brussels.msf.org) ou vous pouvez remplir / modifier à tout moment

5) Autres informations

• • Vous pouvez joindre des informations supplémentaires, telles que des images d'une pièce de rechange, des documents ... Dans ce champ, le portail stocke également le fichier d'origine que vous utilisez pour importer les lignes de commande

6) Livraison

• • Code dispatch: il s'agit de l'adresse de livraison, pas modifiable. Les adresses de livraison sont convenues avec MSF Supply avant la transmission de la commande dans le portail (veuillez contacter votre expediteur)
  • Mode de transport: air, mer, route, express, siège et charter
  • Date de livraison souhaitée: jour de livraison à l'adresse. Un message d'avertissement apparaîtra lorsque la date divergera du délai convenu avec MSF Supply
  • Priorité: priorité normale, priorité, urgent

7) Résumé

• • On y affiche la répartition par code comptable des coûts, poids, volume des marchandises que vous commandez
  • Un lien vers l'estimation de votre coût de transport est également inclus (contactez votre expediteur pour plus d'informations)