Dépacking

Description du service

1. Cadre

Le service de dépacking que nous mettons en place vise à répondre à des besoins spécifiques et occasionnels, mais il ne doit en aucun cas être intégré à la stratégie d’approvisionnement des missions. Bien qu’utile dans certaines situations exceptionnelles, ce service est extrêmement chronophage et contraignant pour les équipes de MSF Supply. Il est donc essentiel que les commandes soient passées de manière rigoureuse et en temps voulu.

Le service de dépacking ne doit en aucun cas devenir une solution de facilité ni compenser une planification ou une gestion des approvisionnements déficiente.

2. Objectif

L’objectif de cette fiche service est de :

Décrire la manière dont MSF Supply traite les demandes de dépacking en provenance des missions (MSF et partenaires externes).
D’expliquer comment les missions peuvent accéder au service dépacking.

3. Définition

La dépacking se réfère à l'action de retirer un ou plusieurs articles ou colis d’une packing RTS (Ready to Ship) ou d’un fret.

Le retrait d’une packing complète de la RTS ou d’un fret est également considéré comme une dépacking.

La dépacking permet de retirer des articles dont la mission commanditaire a renoncé à l’importation.

Après arbitrage, le ou les articles retirés sont remis en stock, mis en donation ou détruits.

4. Scope

Peuvent faire l’objet d’une dépacking :

Tous les articles RTS ou sur fret avant qu’ils ne soient préparés physiquement pour expédition (l’expéditeur informera la mission du statut du fret).
Les articles se trouvant physiquement dans le stock de MSF Supply à Bruxelles et Nairobi.
Les stupéfiants et précurseurs. Ces articles peuvent être : - mis en donation, sous couvert que la mission suive la procédure standard d’obtention de licence, - remis en stock sous la responsabilité du Département Qualité, - détruits.
Les packings en donation

Sont exclus :

Les articles se trouvant sur un fret qui est déjà physiquement préparé pour l’expédition.
Les articles faisant l’objet d’un envoi depuis chez le fournisseur.

Utilisation du service

PROCESSUS

a) Demande de dépacking

La mission soumet une demande de dépacking à l’opérateur de fret responsable, en précisant le motif de la demande.

Si celui-ci est lié à une nouvelle exigence des autorités, des justificatifs doivent être joints à la demande (par exemple : communication officielle, avis réglementaire), et la nouvelle exigence doit être vérifiée et validée par les Regulatory Affairs Pharmacists. Il convient également de noter qu’il est généralement possible d’obtenir une période de grâce pour les produits commandés avant l’entrée en vigueur d’une nouvelle communication ou exigence. La demande doit donc également indiquer si une période de grâce a été sollicitée et si la négociation a échoué.

b) Analyse de la demande par MSF Supply

MSF Supply effectue une première analyse pour catégoriser la demande selon la responsabilité, c’est-à-dire de l’origine ou du facteur déclencheur de la demande :

Responsabilité MSF Supply
Responsabilité de la mission, qui peut inclure :
- Changement opérationnel (réduction d’activité, modification de protocole, etc.)
- Nouvelle contrainte empêchant l’importation
- Délai de pré-importation long (la durée de vie de l’article devient insuffisante)
- Erreur de commande (mauvais split, article(s) non importable(s), erreur de quantité, etc.)
- Article(s) soumis à une licence d’exportation (stupéfiants et précurseurs) : délai de pré-importation long rendant la licence caduque

c) Arbitrage sur la destination des articles

MSF Supply décide de la destination des articles concernés :

Remise en stock
Mise en donation
Destruction

d) Emission de la note de crédit dans le cas d’une erreur de MSF Supply ou d’une remise en stock

e) Mise à disposition des articles en donation pour les autres missions

Lien vers les articles en donation : https://extranet.msfsupply.be/retour_packing.php

f) Transmission des documents

Une fois la dépacking terminée, l’expéditeur transmet les documents mis à jour à la mission.

Conditions

Dans les cas où les articles concernés respectent toutes les contraintes d’importation connues de la mission et sont éligibles à l’importation, MSF Supply se réserve le droit de refuser la demande.

Toute demande de dépacking doit être accompagnée d’une justification de la mission, afin d’être correctement catégorisée.

L’arbitrage concernant la remise en stock des articles dépackés est faite par MSF Supply qui évalue la possibilité de réutiliser les articles pour une autre mission. L’analyse est réalisée par le service Réapprovisionnement en tenant compte de plusieurs critères : la durée de vie restante des articles, la consommation au cours des 12 derniers mois (hors urgence) ainsi que la fréquence de commande des articles affectés*.

Les articles dépackés resteront facturés à la mission qui les a commandés sauf dans le cas où la dépacking fait suite à une erreur de MSF Supply ou que les articles sont remis en stock. Une note de crédit sera alors émise.

MSF Supply ne s’engage pas sur un délai de traitement de la demande. Celle-ci sera traitée selon le degré d’urgence et la disponibilité des équipes en charge de ce process en fonction de leur charge de travail.

*Un article dit « affecté » est un article non stocké chez MSF Supply et acheté sur demande pour une mission.

Le service dépacking pourra faire l’objet d’une facturation. Le sujet est cependant dans les mains de la finance et de l’OCB.