GESTION DES CODES

Décrire le fonctionnement général de la gestion des codes une fois que l'article est validé.

Pourquoi faut-il avoir un code ?

Le code reprend les principales caractéristiques d'un article. La gouvernance d'un code est essentielle pour harmoniser les approvisionnements sur le terrain.

MSF propose deux types d'articles :

·         Les standards (STD) : Articles qui sont validés par tous les référents techniques des Operational Centers (OC) MSF et qui par conséquent possèdent le même code pour toutes les sections MSF. Ce sont les codes du catalogue international des produits.

·         Les non standards MSF (NSTD) : Articles validés uniquement pour un OC spécifique et non valables pour d'autres OC, par conséquent ces codes ne sont pas disponibles pour toutes les OC.

Pour rappel, la validation des produits suit les normes internationales d'organismes reconnus tels que l'OMS (Organisation Mondiale de la Santé) et la FDA (Food and Drug Administration).

MSF Supply s'assure qu'un article validé a la bonne codification et est disponible pour l'approvisionnement en suivant les règles de SPINCO, qui coordonne les informations sur les produits dans tous les centres d'approvisionnement et les OC de MSF.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, cliquez ici.

Pourquoi mon code n'est-il pas disponible ?

Dans certains cas, un article approuvé peut être supprimé de la liste et le code n'être plus disponible. Les motifs peuvent être divisés en deux types :

• Externes : arrêt de la production par le fabricant, contraintes réglementaires ;

• Internes : décision des référents MSF, le produit ne répond plus aux besoins des opérations ou il n'est plus d'application, l'article n'a pas été consommé depuis 3 ans, l'article est spécifique à un contexte (par ex. Modular Hospitals) et n'est disponible que dans la liste standard, le code est périmé (par ex. ancienne liste).

Une solution globale est le remplacement proposé par MSF Supply ou par le référent technique du OC.

Mon code est validé par l'OCB mais pas par MSF Supply. Pourquoi ?

La souscription n'est pas automatique. Un code ne devient souscrit et disponible dans le Portail que lorsque MSF Supply en fait la demande. Si l’OC n'a pas procédé pas à la souscription, le code ne sera pas disponible dans Unifield.

Mon code est validé dans un autre OC mais pas chez MSF Supply et je veux passer une commande. Comment dois-je procéder ?

Cela arrive fréquemment dans les missions intersectionnelles. La mission doit obtenir l'approbation du référent technique de l’OC. Une fois cette approbation obtenue, le référent valide l'article requis et MSF Supply peut poursuivre le flux de la commande.

Attention: certains codes spécifiques à certains contextes apparaissent parfois dans d'autres projets qui ne sont pas concernés. Si vous êtes dans ce cas, veuillez contacter le référent technique de la mission ou le référent de votre cellule.

Quelle est la différence entre validation et souscription ?

La souscription à un article indique, pour une OC ou une ESC, que les informations de cet article seront transmises aux systèmes en aval, que ce soit l'outil de commandes de l’OC ou la base de données de l'ESC. Cela signifie "Je veux que les informations apparaissent dans mon système". La souscription est la conséquence logique et fonctionnelle du concept de validation.

La validation indique qu'une OC a approuvé l'article pour une utilisation sur le terrain dans un contexte spécifique. Cette validation peut être réduite au-delà du niveau global de l’OC, jusqu’au niveau d'un projet et d'une activité. Cela signifie "je veux l'utiliser".

Validation : pour les articles non standard, la mission doit demander l'approbation du référent technique compétent selon le domaine concerné :

• Médicaments : la mission OCB doit contacter la Drugs Management pharmacist de l’OCB;

• Dispositifs médicaux : la mission doit remplir le "Formulaire de produit non standard" et le fournir aux desk opérateurs de MSF Supply ;

• Logistique et Biomed : il existe des référents pour les domaines suivants : Biomed, IT, Telecom, Transport, Énergie, Chaîne du froid ; auprès desquels la mission doit demander l'approbation. Pour les catégories sans référent OC, MSF Supply pour les catégories sans référent du OC, MSF Supply procède à une analyse et à une validation positive ou négative.

Une fois que l'article est validé et que la faisabilité du réapprovisionnement est confirmée, MSF Supply approuve et s'assure que le code est disponible dans le système pour les commandes futures.

Pour les clients partenaires : Sauf accord contraire entre MSF Supply et son partenaire, le catalogue disponible pour les partenaires est limité à celui qui figure dans la liste standard des partenaires

La mission doit s'assurer auprès de la cellule que les codes disponibles dans son système sont les plus récents.